El expediente de una oportunidad
Un expediente es el lugar donde vive un caso concreto: una compra pública que su empresa decidió trabajar. Se crea desde el Radar, con el botón Convertir, cuando una oportunidad deja de ser algo que está mirando y pasa a ser algo en lo que va a invertir trabajo.
La diferencia entre una oportunidad y un expediente es exactamente esa: la oportunidad es información que llegó; el expediente es trabajo que arrancó.
Qué junta
Sección titulada «Qué junta»Todo lo del caso en un solo sitio, para que no viva repartido entre el correo de alguien, una carpeta compartida y la memoria del que lo llevaba:
- El cartel y los documentos que se van reuniendo, sin sobrescribir nada.
- Los requisitos que hay que cumplir.
- Las tareas y quién las tiene.
- La etapa en la que está el caso y cómo llegó ahí.
- Los documentos que Plica genera sobre el expediente.
- La conversación con el asistente sobre ese caso.
Cómo se ve
Sección titulada «Cómo se ve»El expediente se abre como un escritorio de trabajo con siete pestañas. Arriba están siempre a la vista el cliente, la institución, la etapa, el estado de gestión y la fecha de cierre.
| Pestaña | Qué encuentra ahí |
|---|---|
| Resumen | El estado del caso de un vistazo, los contadores de requisitos, documentos, tareas y entregables, las fechas clave y el bloque Lo siguiente: el próximo requisito o tarea sin cerrar. |
| Requisitos | La lista de lo que el cartel exige, con su tipo, su fecha de vencimiento, su estado y quién lo tiene a cargo. Arranca vacía en cada expediente nuevo. |
| Documentos | Los archivos del caso con su versión, tamaño, fecha y estado de procesamiento. |
| Tareas | Lo que hay que hacer: título, vencimiento, prioridad, responsable y estado. |
| Evaluación y decisión | Si el equipo ya registró la decisión de presentarse o no —y con qué motivo—, o el aviso de que todavía falta registrarla. |
| Historial | La línea de tiempo del caso: cada cambio de etapa, decisión, apelación, cierre o reapertura, con su motivo. No se puede editar ni borrar. |
| Entregables | Los documentos generados sobre el expediente, con su versión, su formato y para quién están escritos. |
Un detalle que vale la pena conocer, en la pestaña Resumen: cuando una de esas fuentes no responde, el contador muestra un guion en vez de un cero. Un cero le diría «no hay requisitos»; un guion le dice «no lo pude leer ahora». No es lo mismo, y confundirlos le puede costar una exclusión.
Las etapas
Sección titulada «Las etapas»Un expediente recorre etapas, y cada movimiento queda registrado con su motivo y su autor. Las principales, en el orden natural del caso:
Detectada → Calificando → Go o No-Go → Preparando → Presentada → Adjudicada, Perdida o Desierta.
Hay además etapas para lo que pasa después: Recurrida, Re-adjudicada, Confirmada, En espera, Cancelada y Archivada.
Go / No-Go es la decisión que importa y la toma una persona de su equipo, no la plataforma. Plica pone la información sobre la mesa: quién compra ese renglón, contra quién ha competido, en qué rango se ha adjudicado y qué exige la norma. La decisión de presentarse —y con qué precio— es de su empresa, y queda registrada con el motivo que usted escriba.
Qué se puede hacer desde el expediente
Sección titulada «Qué se puede hacer desde el expediente»La barra de acciones está disponible en todas las pestañas:
- Avanzar etapa — mueve el caso, con un motivo opcional que queda en el historial.
- Subir documento — agrega un archivo al expediente. Una vez subido, su contenido no se puede alterar: si sale una aclaración o una versión nueva del cartel, se sube aparte y las dos quedan.
- Generar brief — Plica arma un documento del caso. Elige para quién es: interno del equipo, presentable al cliente, legal o comercial. La misma información, escrita para el lector que corresponde.
Los documentos generados quedan en la pestaña Entregables y también en la Biblioteca, donde puede reabrirlos en el chat, duplicar una versión, exportarlos o pedir una revisión de frescura, que le dice cuántas de las fuentes citadas ya vencieron.
En la barra va a ver además algún control en gris marcado como próximamente. Es intencional: preferimos mostrarlo apagado a que descubra el límite después de haber contado con él.
La pantalla «Trabajo»: todos los expedientes a la vez
Sección titulada «La pantalla «Trabajo»: todos los expedientes a la vez»Si lleva varios casos, la sección Trabajo le junta todo lo pendiente de todos sus expedientes en una sola lista ordenada por urgencia, sin tener que entrar uno por uno.
Filtra por estado (vencido, bloqueado, pendiente, hecho), por tipo (tarea, requisito, documento, entregable), por expediente, y por «asignados a mí». La acción principal de la pantalla es literalmente Abrir lo más urgente.
Cada línea abre el expediente del que salió. La pantalla es para ver y priorizar; el trabajo se cierra dentro del caso.
Lo que el expediente no hace
Sección titulada «Lo que el expediente no hace»- No presenta la oferta. El trámite formal en SICOP lo hace su empresa.
- No decide si se presenta o con qué precio.
- No borra historia. El historial es de solo agregar: una etapa mal puesta se corrige con un movimiento nuevo, no borrando el anterior.