Las reuniones

Las reuniones de Voice Ops son videollamadas del equipo con una capa de inteligencia artificial encima: subtítulos en tiempo real, traducción, un asistente que participa cuando se le invoca y un resumen automático al terminar. Se planifican desde la plataforma y se entran con un clic, desde el navegador.

Planificar

Desde la pantalla de reuniones se crea una reunión con:

Título, fecha y hora, y la lista de invitados del equipo.
Reuniones recurrentes: diarias, semanales, con el patrón que la operación necesite — el horario se repite solo.
El enlace de la reunión, que cada invitado recibe; la reunión se puede agregar al calendario con su recordatorio.

Planificar no es obligatorio: también hay llamada rápida — iniciar una reunión al momento y compartir el enlace con quien haga falta.

Lo que recibe cada invitado

Cada invitado recibe su invitación con el enlace y los datos de la reunión. La invitación se puede llevar al calendario (con su recordatorio), y las reuniones recurrentes se agregan con su patrón completo — no hace falta agendar cinco reuniones a mano.

Quién puede crear reuniones

La reunión no es un espacio abierto para cualquiera: quién puede crear una reunión, invitar a quién y con qué permisos lo define la administración de la organización. La operación decide su propia disciplina de reuniones.

La sala

La sala en vivo es una videollamada completa:

Voz y video, con cámara encendida o apagada según cada quien.
Pantalla compartida para mostrar un reporte, un panel o un documento.
Pizarra y notas para escribir en común durante la reunión.
Reacciones y control de participantes; una reunión admite hasta cincuenta personas a la vez.

Quien entra desde el equipo entra con su cuenta; quien es externo a la organización entra por un enlace, con la sala de espera de abajo.

El control de cada participante

Cada quien controla lo suyo: cámara, micrófono, el idioma de sus subtítulos y la pantalla que comparte. La sala no impone una configuración a todos — la traducción, por ejemplo, es por participante y no obliga a nadie.

Subtítulos y traducción

Mientras se habla, la reunión muestra subtítulos en tiempo real, y cada participante puede traducirlos a su idioma: español, inglés, portugués, francés, alemán y tailandés. Cada quien elige el idioma en el que quiere leer, aunque en la sala se hable otro. La traducción se activa por participante — no obliga a nadie.

La traducción tiene una regla dura: solo traduce entre los idiomas soportados, y la elección de idioma se valida — no hay códigos inventados que tomen cupo y después fallen. Si el idioma no está en la lista, no se ofrece como disponible.

Los subtítulos y la traducción no son solo para quien habla: el invitado externo también los tiene. Una reunión con un invitado que no habla el idioma del equipo se sostiene igual — cada quien lee en el suyo.

El asistente de la reunión

En la sala hay un asistente de inteligencia artificial al que se invoca por voz o por texto — se le llama por su nombre — para que:

Participe con respuestas a lo que se le pregunte durante la reunión.
Tome notas de lo que se dice y las deje disponibles.
No hable por su cuenta: entra a la conversación solo cuando alguien lo invoca, y queda registrado cuando interviene.

El asistente no es un participante más: es una herramienta de la sala, con subtítulos propios y con su intervención registrada en el acta de la reunión. Si la sala no tiene la asistencia habilitada, el asistente no se une — la reunión funciona igual, sin él.

Para qué se usa

El asistente de la sala sirve para lo que una reunión operativa necesita en el momento: “¿qué dijo el cliente en la última llamada de este caso?”, “armame el listado de pendientes de la semana”. La respuesta llega en la sala, con subtítulos, y queda en el registro de la reunión — la reunión no se detiene para que alguien salga a buscar el dato.

El resumen al terminar

Cuando la reunión termina, el sistema produce un resumen automático: de qué se habló, qué se acordó y cuáles son los siguientes pasos. El resumen y la lista de acciones quedan en la página de la reunión, para quien la necesite — nadie tiene que haber tomado apuntes completos para que la reunión deje rastro.

El resumen no es el acta oficial: es el respaldo. La decisión formal queda donde la operación la registre; el resumen existe para que nadie dependa de la memoria de los que estuvieron.

Invitados externos

Una persona ajena a la organización puede entrar a la reunión sin cuenta y sin instalar nada:

Recibe el enlace de invitado.
Entra a la sala de espera, donde ve su cámara y elige cómo quiere presentarse.
El anfitrión ve la solicitud y la aprueba o la rechaza — nadie entra solo.
Si la reunión se graba, el invitado ve el aviso de grabación antes de entrar, y puede participar con subtítulos y traducción como el equipo.

El invitado externo es un participante con límites claros: entra con permiso, sabe si se graba y no tiene acceso a nada de la operación más allá de la reunión.

Las reuniones y la operación

Las reuniones no están aparte de la operación: comparten su registro. La reunión de la mañana puede consultar el caso del cliente que la consola atendió ayer, y el resumen de la reunión queda consultable desde el historial del equipo. La operación no cambia de mundo cuando cambia de herramienta.

Lo que las reuniones no hacen

No son una transmisión pública. Una reunión tiene sus invitados; quien no está invitado no entra sin aprobación.
No se graban por accidente. La grabación se activa de forma explícita y se anuncia; lo que no se grabó no aparece después como grabado.
No sustituyen el acta humana. El resumen automático ordena lo que se habló; la decisión formal queda donde la operación la registra.
No son una sala permanente. La reunión existe cuando se convoca; no hay un espacio abierto que quede conversando solo.
No funcionan sin permiso. Quién crea, quién invita y quién entra lo define la organización.